가정에서 팀의 훈육을 유지하는 방법 : 선임 프로젝트 관리자가 공유 한 실제 이야기

"Covid 홈 오피스"시대에 동료의 규율을 개선하는 방법은 무엇입니까? 여기에서 모든 사람을 정상으로 되 돌리는 데 도움이되는 4 가지 규칙과 도구를 공유했습니다. 준비된?

1. 커뮤니케이션 규칙 설정 – 알림 + 공유 캘린더 사용

사무실에서 의사 소통이 빠릅니다. 당신은 묻습니다 – 당신은 대답을 얻습니다. 아니면 대답 할 사람이 없습니까? 직장으로 돌아가서 나중에 물어보세요.

글쎄, 홈 오피스는 완전히 다른 이야기입니다.

두 개의 채팅 도구 (예, Facebook)와 회사 소프트웨어, 휴대폰에 연결되었습니다. 절망의 여러 단계에서 질문, 의견, 목소리에 휩싸인 것은 내가 멋지게 행동하는 데 도움이되지 않았습니다.

내 프로젝트가 제 시간에 제공되지 않습니다. 여러 채널에서 모든 종류의 요청에 응답한다는 것은 의미있는 심층 작업을 수행 할 시간이 없다는 것을 의미합니다. 그리고 그것이 프로젝트가 막히고 지옥으로가는 길이 시작되는 곳입니다.

도구 자체는 문제가되지 않았습니다. 누락 된 것은 사용 명령이었습니다. 그래서 저는 다음과 같은 간단한 규칙을 생각해 냈습니다.

• 긴급한가요? 요구.
• 진행중인 작업에 관한 것입니까? 쉬운 프로젝트 (또는 PM 도구)
• 그게 '어디야?' / '어떻게?' / '언제?' 질문? 그룹 채팅.
• 평가 / 발표에 대해 뭔가? 예약 된 화상 통화.
• 일대일 개인 물건? 잡담. (그 / 그녀의 경력의 특정 시점에있는 모든 선임 PM도 심리학자가되기 때문에.)
• 자원 가용성에 대한 질문이 있습니까? 공유 캘린더. 의사를 만나야 할 때, 배관공을 환영해야 할 때 또는 어떤 경우에도 단순히 방해받지 않아야 할 때를 기록하십시오. 저를 믿으십시오. 이것은 계획 및 임시 상황 모두에서 많은 도움이 될 것입니다.

우리는 "중요한 사다리"를 만들고 작업 흐름을 바꿨습니다. 약간 혼란스러운 것에서 거의 매끄러운 것까지. 이 아이디어는 사실 단순한 존중으로 많은 일을합니다. 팀원 모두의 시간은 소중합니다. 방해하지 말고 협력하자. 우리 모두는 하루 1.5 시간의 일정으로 이어지는 Do-you-have-a-minute 순간을 알고 있습니다 (Google에서 쉽게 해결할 수 있음).

가장 좋은 점은 무엇입니까? 그때부터 내 전화가 울 렸을 때 나는 그것이 심각한 문제인지 피자 배달인지 알았다.

"논리적 알림을 사용하고, 모든 사람을 WBS와 연결하고, 회의 일정을 재택 사무실 현실에 맞게 조정하십시오."

2. 모든 팀 구성원의 동기화 및 참여 유지

저는“마인드 맵 사람”입니다. 나는 마인드 맵을 좋아한다. 왜냐하면 그것들은 서로 나란히 구성된 내 아이디어를 볼 수 있도록 도와주기 때문이다. 마인드 맵이 준비되면 일을 시작합니다. Covid 시대에 마인드 맵에 대해 배운 한 가지는? 공유하세요. 그리고 더 좋은 방법은 화상 회의의 배경으로 사용하는 것입니다!

나는 만드는 데 사용 작업분류체계 구조 내 프로젝트를 위해 그것을 유지하십시오. 더 이상은 아닙니다! 예, WBS의 기본 버전을 만드는 것은 여전히 ​​저입니다.하지만 프로젝트의 부분을 함께 추가 / 제거하는 온라인 팀 회의가 있습니다.

팀의 규율에 어떻게 도움이됩니까? 모든 사람이 처음부터 참여하고, 모두가 주인처럼 느껴지며, 가장 중요한 것은 모든 팀원이 팀보다 앞서있는 일, 즉 자신의 전달이 전체 워크 플로에 미치는 영향을 파악한다는 것입니다.

3. 회의 시간을 현실에 맞게 조정 + 모든 회의에 대한 두 가지 규칙

우리는 오전 9.30시 XNUMX 분에 월요일 회의를 예약했습니다. 일반적으로 일어난 일 :

• 최소한 한 명의 팀원이 실종되었거나 상당히 늦었습니다.
• 최소한 한 명의 팀원이 "인터넷 연결 문제"를 겪고 있습니까?
• 예정된 다른 통화로 인해 회의가 항상 예정된 것보다 짧았습니다.

결과? 잃어버린 아침 | 시간이 많이 걸리는 개별 후속 조치 | 혼돈

내 솔루션? 월요일 아침 회의를 취소하고 월요일 오후 회의. 왜? 사람들은 단순히 준비가되지 않았고 집에 있었기 때문에 개별적으로 정리하는 데 더 많은 시간이 필요했습니다. 우리가 오후로 전환하자마자 모든 사람이 제 시간에 맞춰 준비가되었으며 기적적으로 인터넷 연결이 작동했습니다.

모든 회의에 대한 두 가지 규칙? 먼저,, 짧게 유지하고 모든 참가자를 참여 시키십시오. 이것이 바로 귀하의 회의가 모든 사람이 선호하는 방식이며 합리적입니다. (30 분 동안 조용히 앉아 있고 회의가 끝난 후 질문을 던지기 시작하는 동료들도 있습니까?).

둘째, 결과를 요약합니다. PM 도구가 얼마나 좋은지는 모르겠지만 Easy Project는 브레인 스토밍 중에 우리가 생각 해낸 모든 것을 작업으로 바꿉니다.. 예 : WBS 또는 Gantt 아이디어> PM 체크리스트의 작업이므로 수동으로 할 필요가 없습니다. 아, 네, 모든 것이 라이브로 이루어집니다.

보너스 XNUMX : "잘 했어!"를 잊지 마세요! 순간

제가 팀원들에게 홈 오피스에서 가장 많이 일하는 것을 놓칠 수있는 것이 무엇인지 물었을 때, 그들의 대답은 저를 조금 놀랐습니다 (그렇게해서는 안되는 것 같지만). 피드백, 그들은 말할 것입니다. 좋은 지적입니다! 무언가를 승인하는 것은 단순히 칭찬과는 다릅니다.

또는 내 그래픽 디자이너가 말했듯이 : “나는 마치 기계처럼 느껴졌습니다. '크로스'또는 '틱'을 전달하고 기다리는 것뿐이었습니다. 어깨를 기울이거나 더 잘하라고 격려하지도 않습니다.” 당신은 프로젝트 관리자이므로 무기 피드백이 얼마나 강력한 지 알고 있습니다. 내 경험으로 볼 때 오늘날 그 어느 때보 다 중요합니다.