홈 오피스를 최대한 활용하는 방법? 4가지 실용적인 팁

3/24/2020
1 분
야쿱 Ryba

최근 몇 년 동안 본사가 널리 사용되는 혜택 이었지만 많은 회사에서는 여전히 효율적으로 작동하는 방법을 모릅니다. 당신이해야 할 모든 것은 지도 원칙을 고수팀이나 전체 비즈니스가 사무실에서와 같이 효과적으로 작동 할 수 있습니다.

관심이 있다면 ...

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... 그러면이 기사가 도움이 될 것입니다.

나는 4 기본, 매우 공유합니다 실용적인 조언 내 관점에서 볼 때 집에서 일하는 팀의 생산성이 크게 향상되었습니다.

그들 각각은 다른 영역에 대해 이야기합니다.

  1. 근무 환경
  2. 회의
  3. 휴식
  4. 작업의 할당

1. 일하는 것처럼 옷을 입고 작업 공간을 예약하십시오.

소파 나 침대에서 확실히 일할 수 있습니다. 그러나 효율성에 의문의 여지가 있습니다. 그리고 경험에 따르면 잠재적 방해 요소가 발생할 가능성이 더 높습니다.

이 점은 누군가를 놀라게 할 가능성이 있지만 사실로 입증되었습니다. 옷은 중요하다. 하루 종일 파자마 나 운동복에 앉아 있더라도 편안한 "가정용 착용"은 더 나은 성과를 낼 동기가 아닌 다른 감정을 불러 일으 킵니다. 학교 시절의 파블로프의 반사를 기억하십니까? 마치 일하러가는 것처럼 옷을 입을 때, 마치 실제로 일하러가는 것처럼 내부 상태를 만드십시오. 요컨대, 당신의 마음은 일할 준비가 될 것입니다.

당신은 쉽게 볼 수 있습니다 "드레스 코드". 하지만 당신은 어떻게 팀과 함께합니까? "바지 보여줘"라는 작은 속임수가있었습니다. 요령은 화상 회의 중에 참가자 중 한 명이 종종이 문장을 처음에 말합니다. 그런 다음 회의 참가자는 일어 서서 옷을 올바르게 입 었음을 보여 주어야합니다.

걱정하지 마십시오. 관련 정보를 올바르게 설명하면됩니다. 여러 번 시작하면 여러 번 회의를 한 후에 다른 사람들도이를 트리거합니다. 그들에게 상기시킬 필요조차 없습니다. 나는이 새로운 것이 재밌기 때문에 빨리 붙잡을 것이라고 감히 말합니다.


2. 화상 회의 / 전화 사용

의사 소통이 중요합니다. 다른 사람들과의 접촉은 특히 오랜 재택 근무 기간 동안 당신을 계속 추적합니다.

화상 회의 따라서 이상적입니다. 비디오를 만나는 것은 끝없는 이메일 교환보다 더 효과적인 커뮤니케이션이 없을 가능성이 높습니다.

시각적 접촉을 통해 다른 사람들의 의견과 감정에 즉시 반응 할 수 있습니다. 그리고 당신은 그것들을 서면으로 의사 소통하지 않습니다. 덕분에 팀원은 더 많은 동기 부여를 받고 훨씬 적은 에너지를 소비합니다.

일반 전화에도 동일하게 적용됩니다. 당신은 할 수 있습니다 목소리로 감정을 느끼다 팀원을 "더 나은 상태"로 유지하고 더 오래 동기를 부여 할 수있는 방식으로 즉시 대응할 수 있습니다.

물론 회의와 업무 자체 사이의 균형을 찾는 것이 중요합니다. 대부분의 경우 일주일에 한 번의 팀 조정 회의로는 충분하지 않습니다. 나는 서로 더 자주 전화하는 것이 좋으며, 브레인 스토밍 및 조정을위한 짧은 일대일 회의도 바람직합니다. 누구나 자신에게 맞는 배급량을 찾아야합니다.

회의에만 어떤 응용 프로그램을 사용해야합니까? 개인적인 경험으로 추천 할 수 있습니다 다양한 고급 기능을 제공합니다. Easy Project에 통합되어있어 설정 시간을 잃지 않고 몇 번의 클릭만으로 새로운 화상 회의를 만들 수 있습니다. 하루에 여러 차례 온라인 회의를하는 경우 시간이 많이 절약됩니다.


3. 휴식을 취하는 것의 중요성을 기억하십시오

어떤 사람들은 일에 너무 많이 빠져서 몇 시간 동안이라도 쉬지 않고 일하게됩니다. 그러나 이것은 이상적이지 않습니다. 시간이 지나면 과잉 작업이 발생하여 생산성뿐만 아니라 장기적으로 건강에도 부정적인 영향을 줄 수 있습니다.

이 측면은 장거리 모니터링이 어렵다. 방해는 사무실 생활의 자연스러운 부분입니다. 습관을 바꾸는 것은 쉽지 않으며 새로운 습관을 만드는 데 시간이 걸립니다.

가장 쉬운 방법은 다른 사람들에게 모범이되고 공유하는 것입니다 성공 사례 – 다른 사람들에게 효과적인 것으로 입증 된 접근법과 방법. 성공 사례는 매력적입니다.

나를 위해, Pomodoro 기술이 잘 작동했습니다. 작업 블록과 짧은 휴식 사이를 의식적으로 전환하는 것입니다. 나는 45 분 동안 일한 다음 몇 분의 휴식을 취하여 사용합니다. 때로는 방을 조금 걸어 다니거나 물 한 잔을 마시거나 개를 데리고 나옵니다. 이런 식으로 몇 시간 동안 한 가지 일에 갇히는 것을 피합니다.

휴식을 취함으로써 거리를 좁 히면 직장으로 돌아갈 때 더 많은 에너지를 얻게되고 새로운 아이디어가 저절로 나옵니다. 각 작업 블록의 시작 부분에서 달성하고자하는 것을 정의합니다. 내가 그것을 달성했는지 여부에 관계없이, 적어도 블록의 끝에서 나는 45 분을 어떻게 보냈는지 알고 있습니다. 그리고 그것은 나의 시간 관리에 대한 귀중한 피드백을 제공합니다. 이것이 제가 Pomodoro 기술을 10 년 이상 사용해온 이유입니다.


4. 작업 관리 소프트웨어 / 정보 시스템 사용

프로젝트 또는 프로세스 관리를위한 정보 시스템은 원격 홈 오피스뿐만 아니라 재택 근무 중에도 더 많은 정보를 얻을 수 있습니다!

전자 우편을 통해 동료와 의사 소통을하려면 프로젝트, 팀 및 비즈니스를 실행하는 동안 구식 사후 서비스를 사용하는 것과 같습니다. 극단적 인 비교일지도 모르지만이 예제를 바탕으로 현실과 그리 멀지 않다는 것을 알게 될 것입니다.

예 1 : 당신 작업과 함께 이메일을 보내 두 동료의 협력으로 완성해야합니다.

  • 둘 다 이메일을 읽습니다.
  • 동료 1은 비교적 빨리 대답 할 수 있지만 CC 2에 동료 XNUMX를 넣는 것을 잊습니다.
  • 동료 2는 집에서 회사 VPN (비즈니스 보안으로 인해)에 연결하는 방법을 모른다는 것을 알았으므로 전자 메일을 전혀 읽지 않았습니다.

잠깐, 작동하는 VPN이 있고 모든 동료가 사용 방법을 알고 있다는 말입니까? 큰! 다른 예를 계속 살펴 보겠습니다.

  • 동료 2가 이메일을 읽었으나 동료 1 (CC에는 없었 음)로부터 응답을받지 못했습니다.
  • 누가 어떤 이메일을 누구에게 보냈는지, 응답하는데 얼마나 걸렸으며, 과제 해결에 참여해야하는 사람, 정보를 잃어 버리거나 불완전한 횟수에 대한 많은 조합이 이어졌습니다. 우리는 종종 몇 시간 씩 지연 될 수있는 반응에 대해 이야기하고 있습니다.

약간의 행운으로, 당신은 행복 할 것입니다 며칠 안에 작업을 완료.

과장된 예라고 말하고 있습니까? 누가 업무 조정을 위해 여전히 이메일을 사용하고 있습니까? 믿습니다. 이메일을 통해 작업을 할당하고 위에 설명한 것과 같은 문제에 직면하는 회사가 많이 있습니다.

더 나은 상황에 처해 있고 워크로드를 구성하는 하나의 정보 시스템이있을 수 있습니다. 큰! 당신은 이메일로 일하는 사람들보다 확실히 더 낫습니다. 그래도 여전히 보여주고 싶어 많은 회사의 경험을 보여주는 또 하나의 예. 보다 쉽게하기 위해 이전 예제와 동일한 흐름을 사용합니다.

예 2 : 당신 "독립형"소프트웨어로 작업 생성이 작업은 두 동료의 협력으로 만 완료 할 수 있습니다.

  • 그들은 작업 설명을 읽고 그것에 반응하기 시작합니다. 두 동료 모두 다른 사람 (그래픽 사람, 프로그래머, 마케팅 동료 또는 고객)의 도움을 받아 작업의 일부를 완료해야합니다.
  • 동료 1은 고객과의 의사 소통을 감독하므로 웹 사이트에 대한 텍스트를 받아야합니다. 그래서 그는 요청하는 클라이언트에게 이메일을 보냅니다. 고객은 동료 1이 치과 의사에있을 때 오후에 이메일에 회신하므로 다음 날 이메일 만 읽을 수 있습니다. 새 텍스트는 하루 후에 작업에만 나타납니다.
  • 동료 2는 웹 사이트의 내용을 감독합니다. 텍스트를 변경하려면 기술 부서의 동료와 협력해야합니다. 그러나이 부서는 다른 정보 시스템을 사용합니다. 따라서 시스템에서 요청을 작성하고 완료 될 때까지 기다렸다가 시스템에서 직접 태스크를 업데이트해야합니다. 일을 두 배로 = 효과가 없습니다.

예 2는 예 1의 이메일 통신보다 여전히 효과적이며 작업이 더 빨리 해결됩니다.

그러나이를보다 잘 관리 할 수있는 방법이 있다고 생각합니다 – 예 3

예 3 : "통합 소프트웨어"에서 작업을 생성하면이 작업은 두 동료의 협력을 통해서만 완료 할 수 있습니다.

  • 두 동료 모두 설명을 읽고 작업을 시작합니다. 두 동료 모두 여전히 다른 사람 (그래픽 사람, 프로그래머, 마케팅 동료 또는 고객)의 도움을 받아 작업의 일부를 완료해야합니다.
  • 동료 1은 고객과의 커뮤니케이션을 감독하므로 웹 사이트를위한 새로운 텍스트를 받아야합니다. 따라서 클라이언트를 작업에 직접 추가합니다. 그는 작업에서 직접 이메일을 보내고 클라이언트가 응답하며 응답이 작업에 저장되는 반면 동료 1은 치과 의사에 있습니다 (예제 1와 비교하여 2 일 절약 됨).
  • 동료 2는 웹 사이트의 내용을 감독합니다. 텍스트를 변경하려면 기술 부서의 동료와 협력해야합니다. 이 부서는 동일한 시스템을 사용하므로이 요구 사항 및 완료에 대한 정보는 하나의 작업 내에서 유지됩니다 (작업 복제 방지 및 더 빠른 작업 제공).

이 세 가지 예의 차이점을 느낄 수 있습니까? 이 3 가지 사례는 비즈니스와 팀을 효과적으로 운영하기 원하는 모든 사람이 거쳐야하는 3 가지 진화 단계를 나타냅니다.

나는 예외가 아니었다.

예 1은 구식이며 효과적이지 않습니다. – 이메일은 특히 두 명 이상의 커뮤니케이션이 필요한 경우 업무 관리에 적합한 도구가 아닙니다.

예 2가 좋습니다 – 이미 정보 시스템을 가지고 있습니다. 소규모 내부 팀 내 협력은 상대적으로 구성되어 각 결과에 도달 할 수 있습니다. 문제는 팀 내에서만 작동한다는 것입니다. 일단 다른 부서, 외부 직원 또는 고객을 참여시키려는 경우 효과적이지 않습니다.

예제 3의 접근 방식은 모든 주요 프로세스에 대해 하나의 정보 시스템이있는 상태입니다. 모든 사람이 매일 하나의 소프트웨어로 작업하며 외부 직원 및 고객과 협력하고 다른 부서와의 작업을 조정할 수도 있습니다. 모든 것이 원활하게 작동.

하나 이상의 소프트웨어를 병렬로 사용하는 동안 소프트웨어를 통합 할 수 있다는 점을 언급해야합니다. 그러나 나는 모든 것을 할 수있는 하나의 통합 된 응용 프로그램의 효과를 충족시킬 수있는 수준의 통합을 보지 못했습니다 (예 3).

여러 프로젝트에 참여했기 때문에 개인적으로 예 2와 3 사이에 있습니다.

“올인원”소프트웨어를 사용하는 회사에서 근무하는 동안 (예 3) 두 배의 작업량 여러 소프트웨어를 사용하는 클라이언트를 위해 일하는 것보다 (예 2). 비즈니스 관리의 여러 측면을 하나의 소프트웨어로 통합하여 수많은 시스템에서 요구 사항을 동시에 생성하지 않아도됩니다. 이것은 이메일 통신에도 적용됩니다. 더 이상 오래된 이메일에서 가장 오랫동안 정보를 검색하지 않아도됩니다. 회의 계획은 어떻습니까? 다른 사람을 초대하려면 Outlook을 열어야합니까? 그리고 화상 회의 – 다른 응용 프로그램?

익숙한가요? 이 모든 행동은 귀중한 시간을 요합니다. 하루가 끝날 때 합산하면 적은 숫자가 아닙니다. 나는 개인적으로“올인원”응용 프로그램을 사용하고 있습니다 쉬운 프로젝트 5 년 이상 동안, 나는 그것을 사용하여 몇 달 동안 생명을 구했다고 생각합니다. 그리고 그것은 그것을 계속 사용하기에 유효한 포인트입니다.


재택 근무로 돌아 갑시다.

팀에서 집에서 일하는 방법에 대한 매뉴얼을 제공하고 팀원에게 제공하는 경우 실용 사례, 당신은 반쯤 있습니다.

실용적인 사례 덕분에 그들은 이해할 수있는 당신이 그들에게서 원하는 것과 왜 – 그리고 그들은 스스로 적용 할 수 있습니다. 내 예제가 흥미롭고 팀이나 회사의 본사에 적응하는 데 도움이 될 경우 사용하십시오.

나는 또한 사람들에게 충분히주는 법을 배웠다 질문을위한 공간. 새로운 변경 사항이 구현되는 동안 더 많은 질문이있을 가능성이 높습니다. 질문에 답함으로써 정보, 추측 및 가정을 피하십시오 – 바람직하지 않은 모든 것.

홈 오피스를 구현하는 것은 로켓 과학이 아니며 입증되고 테스트 된 프로세스가 있습니다. 구현에 최선을 다하길 바랍니다.

당신은 어떻게 생각하십니까?

비슷한 경험이 있습니까? 아니면 다른 의견이 있습니까? 언급하지 않은 것이 있습니까?

당신이 원하는 경우, 알려주세요 원격 팀 관리에 관한 자신의 경험에 대해. 응답하고 내 경험을 공유 할 것입니다. 누가 알겠는가, 아마도 그것은 당신에게 도움이 될 것입니다 본사에서 더 높은 효율 달성. 앞으로 우리 모두가 혜택을 누릴 수있을 것이라고 생각합니다.

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