새 프로젝트를 시작할 때 가장 흔한 실수

프로젝트 관리자와 팀이 프로젝트의 시작 단계를 과소평가하는 이유는 무엇입니까?

프로젝트 관리자가 게으르거나 일관성이 없다는 것은 아닙니다. (예, 그것은 또한 일어날 수 있지만 우리는 믿습니다 당신은 TOP 플레이어가되는 것을 목표로하고 있습니다.) 문제는 대부분의 PM이 "한 프로젝트에서 다른 프로젝트로 점프하는" 상황을 경험한다는 것입니다. 이미 다른 프로젝트를 시작해야 한다는 압박을 받고 있는 동안 방금 전달한 프로젝트 뒤에 있는 "정신적 문"을 닫을 시간이 없었다면 대부분 실패하거나 적어도 실수와 잘못된 결정을 내리게 될 것입니다. 그러므로, 새로운 큰 프로젝트를 시작하기 전에 준비할 시간을 더 요청하십시오. 그런 다음 우리의 조언에 따라 단계별로 계속하십시오.

"시작하는 데 하루나 이틀을 더 투자하는 것이 좋습니다.
새로운 프로젝트 – 당신이 받아들일 수 있도록
그것은 실질적으로나 정신적으로나 마찬가지입니다."

킥오프 전

새 프로젝트를 팀에 전달하기 전에 수행해야 하는 몇 가지 작업이 있습니다. 우선 고객 및 이해 관계자와 대화 아래에 언급된 주제에 대해. 새로운 마인드맵 만들기 모든 정보, 메모 및 아이디어를 논리적 구조로 기록하여 나중에 평가하는 데 필수적인 모든 정보를 한 곳에 모을 수 있습니다.

• 이 프로젝트가 일어나지 않으면 어떻게 됩니까?
  
  물론 더 정중하게 질문할 수 있습니다. "프로젝트의 목적이 무엇입니까?" 하지만 더 많은 것이 필요합니다. 클라이언트가 프로젝트의 실제 영향과 목적에 대해 더 깊이 생각하도록 하는 것입니다. 따라서 "이 프로젝트가 귀하의 전략을 성공적으로 만드는 데 어떻게 도움이 됩니까?"가 훨씬 더 나은 질문입니다. 이러한 질문이 결국 요약 자체를 얼마나 자주 변경하는지 당신은 놀랄 것입니다!

• 실제 이야기: 한 유제품 회사는 판매 촉진을 위한 새로운 광고 캠페인을 구상하기 위해 광고 대행사에 연락했습니다. 에이전시의 일련의 심층 질문과 몇 번의 브리핑 후에 요청에 대한 전체 접근 방식이 변경되었습니다. 문제는 광고가 부족한 것이 아니라 너무 큰 요구르트 컵이었습니다. 아이들에게는 너무 많은 음식이었기 때문에 요구르트를 다 먹지 못했고 남은 음식을 버려야 했기 때문에 부모를 화나게 했습니다. 따라서 가장 먼저 해야 할 일은 제품의 포장을 현재 크기에서 더 작은 것으로 변경하는 것이었습니다. 클라이언트가 이 변경 사항에 동의하면 보다 실용적인 제품 크기를 알리는 광고 캠페인을 만들 차례입니다.

• 프로젝트를 위해 얼마나 많은 돈이 있습니까?
  
  다시 말하지만, 그것은 금액 자체에 관한 것이 아닙니다. 추가 리소스가 있는지(특별한 솔루션이 나온 경우) 또는 예산이 고정되어 있는지 확인하십시오. 송장 만기일, 지불 방법, 추가 판매 지분 등과 같은 주제에 대해서도 이야기하는 것을 두려워하지 마십시오. 이해 관계자가 질문에 대해 질문하면 답변을 주셔서 감사합니다. 원가 구성 구조 새 프로젝트의 현금 흐름.

• 프로젝트는 언제 제공되어야 합니까?
  
  고객이 가능한 한 정확하도록 하십시오. "XNUMX월에"는 답이 아닙니다. 회사에서 실행 중인 프로젝트가 여러 개일 가능성이 높기 때문에(일부 팀 구성원이 더 많은 프로젝트를 수행할 수 있음) 클라이언트의 희망뿐만 아니라 시간을 조정해야 합니다. 회사의 현재 프로젝트 포트폴리오.

• 의사 소통 방식 정의
  
  자신에게 많은 스트레스를 주지 않고 귀하와 귀하의 클라이언트 모두 프로젝트 진행 상황에서 함께 의사 소통할 사람이나 팀을 정의하십시오. 이렇게 하면 서로 다른 사람들로부터 수많은 혼란스러운 이메일을 받는 대신 수집되고 구조화된 피드백을 얻을 수 있습니다. 가능한 한 적은 수의 통신 채널을 사용하는 데 동의합니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택할 때 다음 항목도 있는지 확인하십시오. 원활하게 실행되는 앱 스마트 이메일 알림으로.
  
  TIP: 많은 프로젝트(특히 디지털 및 소프트웨어 개발 프로젝트)의 경우 민첩하게 일하는 것이 좋습니다. 그런 경우에는 다음 중 하나를 활용하십시오. 스크럼 or Kanban 판자. 고객에게 제시하고 스프린트의 원리를 설명할 수도 있습니다.

결과? 이 사전 킥오프 세션이 끝난 후, 철 삼각형을 정의할 준비가 되었습니다. 예산, 범위 및 시간 제한으로 구성됩니다. 좋아, 그렇지?

"새 프로젝트를 두 번 시작하십시오. PM에서 클라이언트로
레벨을 설정한 다음 팀과 함께 사용하세요."

팀과 함께 프로젝트를 시작하는 방법

이제 클라이언트의 답변을 알게 되면 프로젝트 작업을 시작할 수 있습니다. 진정해, 몸을 정리하다, 팀을 참여시키십시오.

1. 팀 구성
   
   프로젝트를 위한 드림 팀을 구축하려면 먼저 리소스 용량 확인. 기한이 지난 작업 및 시간 할당 문제에 대한 최신 개요를 확인합니다. 팀원의 휴가와 실제 업무량을 고려하십시오. 수행해야 할 특정 역할이 있는 경우 주저하지 말고 회사 외부에서 전문가를 고용하십시오.
   
   결과: 시간 + 작업량을 기반으로 한 풀커버 팀, PM 도구에 기록.
   
   
   
2. 시작 회의 설정
   
   프로젝트에 참여할 모든 사람을 초대하십시오. 고객으로부터 배운 사실을 발표하고 팀원들이 질문할 수 있도록 하십시오. 시작 전 노력에도 불구하고 일부 응답에 응답하지 못한다고 실망하지 마십시오. 오히려 그 구멍에 빠지기 전에 그 구멍에 대해 알게 되어 기쁩니다!
   
   TIP: 프로젝트 및 고객과의 관계에 따라 시작 회의에 고객을 초대하는 것도 고려할 수 있습니다.
   
   결과: 클라이언트와 브리핑을 하거나 작업 분석 구조를 계속합니다.
   
   
   
3. 모든 아이디어 개요 보기
   
   우리 블로그를 정기적으로 읽는다면 우리가 종종 독자들의 주의를 마인드 맵. 사용 마인드 매핑 전체 팀을 한 방에 또는 한 통화에 사용할 수 있는 도구입니다. 전체 프로젝트를 전달할 수 있는 모든 것을 기록하십시오. 이와 같이 총력을 다한 아이디어 목록을 만들고 나중에 우선 순위를 지정하고 일부를 작업에 전달할 수 있습니다.
   
   결과: 프로젝트에서 작업하는 모든 팀 구성원이 만든 가능한 모든 작업의 ​​시각적 목록입니다.
   
   
   
4. Gantt 차트에서 작업 구성
   
   전달해야 하는 작업이 무엇인지 알고 나면 시간 프레임에 구성할 수 있습니다. 가장 쉬운 방법은 드래그 앤 드롭 Easy Gantt 사용. 이정표, 하위 작업 및 작업 간의 관계를 추가합니다. 준비가 되면 팀과 공유하여 모든 구성원이 자신의 작업이 어떻게 의존하고 관련되어 있는지 확인할 수 있습니다.
   
   결과: 시간 프레임에서 작업의 시각적 구성.

“반복적인 유형의 프로젝트가 있다면,
시간을 절약 프로젝트 템플릿 사용. "

결론

프로젝트의 시작은 전체 진행 상황과 최종 납품을 결정합니다. 새로운 프로젝트를 시작할 때 가장 많이 발생하는 실수를 피하기 위해, 도구 세트를 사용 팀을 더 잘 온보딩하는 데 도움이 됩니다. 그러나 무엇보다도 클라이언트와 시간을 갖고 프로젝트의 목적과 기대에 대한 깊고 상세한 정보를 수집하십시오.