사례 연구 - 쉬운 프로젝트: 카자흐스탄 정부의 중앙 집중식 프로젝트 관리 시스템

클라이언트 개요 

카자흐스탄은 9번째로 큰 나라 세계에서는 중앙아시아에 위치하고 있으며 17개의 지역과 3개의 특별한 지위를 가진 도시로 나누어져 있습니다. 카자흐스탄처럼 크고 다양한 국가를 관리하려면 다양한 수준의 정부와 권력 기관 간의 매우 복잡한 조정이 필요합니다.  

National Project Management System Concept in 2011.카자흐스탄 경험의 독창성은 2011년 국가 프로젝트 관리 시스템 개념의 개발에 있습니다. 이 개념은 세 가지 주요 구성 요소의 개발을 통해 프로젝트 관리를 프로젝트 관리 시스템에 광범위하게 통합하는 것을 목표로 합니다. 

1. 정부 공무원 교육 및 프로젝트 관리 역량 개발 
2. 입법 차원에서 프로젝트 관리를 제도화하기 위해 필요한 법적 틀을 형성합니다. 
3. 프로젝트 관리를 위한 중앙 집중식 정보 시스템입니다. 

카자흐스탄 정부는 어떤 어려움에 직면했습니까?

경제 성장과 현대화를 우선시하는 카자흐 정부는 다음과 같은 부문에 걸쳐 다양한 프로젝트를 조정했습니다. 인프라, 의료, 교육 등. 광대한 영토, 다양한 인구, 경제적 문제로 인해 거버넌스와 행정이 더욱 복잡해졌습니다. 

거버넌스 및 프로젝트 구현을 간소화하려면 중앙 집중식 크로스 플랫폼 관리 시스템이 필수적이었습니다. 복잡한 정부 구조 탐색, 예비 보고 관행 제거, 모든 수준에서 응집력 있는 협업 육성 등의 과제가 있었습니다. 카자흐스탄의 사회 경제적 발전이라는 전략적 목표를 달성하려면 중앙 집중식 및 교차 플랫폼 프로젝트 관리 시스템의 필요성 전국적으로 배포되는 것은 효과적인 거버넌스와 국가 및 지역 차원 모두에서 프로젝트의 성공적인 구현을 보장하는 데 없어서는 안 될 요소가 되었습니다. 

카자흐스탄 정부를 위한 프로젝트 관리 시스템을 개발하고 구현하는 데 따른 복잡성에는 다음과 같은 여러 측면이 포함됩니다. 

1. 복잡한 계층 구조의 정부 행정 시스템에서는 모든 구조를 고려하고 복잡한 상호 작용 매트릭스를 통합해야 합니다. 
2. 다양한 유형의 보고서를 생성하는 지속적인 관행은 모든 프로젝트를 하나의 시스템에서 직접 관리하라는 명확한 지침이 부족하여 정부 기관 간에 보고서 중복 및 부정적인 반응을 초래합니다. 

카자흐스탄은 프로젝트 관리 소프트웨어를 어떻게 선택했습니까? 

전국적인 구현을 위한 이상적인 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택하는 것은 매우 신중한 고려가 필요한 중요한 결정입니다. 워크플로우를 간소화하고 정부 차원 전반에 걸쳐 협업을 촉진하기 위해 확장성, 비용, 사용자 정의, 통합 및 사용자 친화성에 대한 세심한 평가가 수행되었습니다. 이 엄격한 프로세스를 통해 선택한 솔루션이 국가의 거버넌스 구조 및 프로젝트 관리 요구 사항에 원활하게 부합하도록 보장합니다.

기술 사양에는 다음과 같은 다양한 요구 사항이 포함되었습니다.

• 참가자들 사이에서 프로젝트 활동을 수직 및 수평으로 통합하기 위해 다기능 프로젝트 팀을 구성합니다.
• 정부 계획 시스템 내에서 국가 프로그램, 영토 개발 전략 및 문서를 관리합니다.
• 산업 및 지역적 특수성을 고려하여 광범위한 프로그램 및 프로젝트 포트폴리오를 관리하기 위해 수많은 참가자 간의 협업을 촉진합니다.
• 각 프로젝트의 기여도를 고려하여 산업별 및 지역 개발 프로그램에 대한 계획 및 실제 KPI에 대한 데이터를 수집, 처리, 저장 및 시각화합니다.
• 과도한 보고나 관료주의 없이 국가 수준 지표에서 특정 프로젝트 진행 상황까지 원활하게 탐색할 수 있습니다.
• 프로젝트 구현을 위한 지출, 특히 주정부 예산 할당을 모니터링합니다.

더욱이, 시스템 현지화는 카자흐스탄 정부에게 중요한 요소였으며, 국가 및 지방 차원 모두에서 중앙 집중식 프로젝트 관리 시스템을 완전히 채택할 수 있는 능력을 보장했습니다. 

요구 사항:

• 작업 관리 + 타임라인
• 사용자 친화적 인 인터페이스
• WBS, 간트, 대시보드 및 KPI
• 모바일 앱
• 클라우드 및 오픈 소스

어떤 솔루션이 고려되었나요? 

이 시점에서 "Yevniy Consulting Group"은 다양한 기준(구독 비용, 사용자 친화적인 인터페이스, 빠른 적응성, 확장성 및 카자흐스탄 요구 사항에 대한 사용자 정의)을 기반으로 수십 개의 서로 다른 프로젝트 관리 정보 시스템에 대한 비교 다중 요소 분석을 수행했습니다. 정부 등).

시장에 나와 있는 모든 관련 프로젝트 관리 시스템을 포함하는 대규모의 철저한 분석 결과를 바탕으로 한 결정은 카자흐스탄 정부에 가장 적합한 솔루션으로 Easy Project를 압도적으로 선호했습니다.  

의사 결정 위원회는 Easy Project 외에 거의 무제한의 사용자 정의, 현지 지원 및 시스템 현지화를 제공하면서 국가 전체의 대규모 포트폴리오를 관리하기 위해 효과적으로 확장할 수 있는 다른 프로젝트 관리 제품이 시장에 없다고 결론지었습니다. 카자흐스탄에 동시에. 

쉬운 프로젝트의 주요 기능 

Easy Project는 카자흐스탄 정부에 필수적인 주요 기능을 제공합니다.

• 통합된 프로젝트 파트너십 매트릭스를 통해 다기능 프로젝트 팀과의 구성 및 상호 작용.
• 모든 수명주기 단계에서 정부 부문 프로그램 및 프로젝트의 공동 포트폴리오 관리를 위한 인적 자원 활용에 대한 포괄적인 접근 방식입니다.
• 관리 기술, 도구 및 모범 사례를 적용하고 통합합니다. Change Management, Project Management, Agile, 스크럼, Kanban및 information-analytical project management systems.
• 문서 회전율과 관료주의를 줄이기 위해 통일된 생태계를 구축하고 프로젝트 활동의 최신 표준, 방법론 및 모범 사례를 적용합니다. 이는 다기능 프로젝트 팀의 직접적인 공동 활동, 시기적절한 정보 교환 및 가속화된 의사 결정을 통해 달성됩니다.

Easy Project의 높은 적응성 

Easy Project는 카자흐스탄 정부의 다양한 요구 사항을 충족하도록 맞춤화되어 광범위한 프로그램 및 프로젝트 포트폴리오를 관리할 수 있습니다. 이러한 맞춤화를 통해 업계 및 지역적 요구 사항을 고려하여 구현의 모든 측면에 관련된 이해관계자 간의 협업이 촉진되었습니다.

또한 이 시스템을 통해 국가 지도자, 공무원, 단체 및 투자 회사는 단 몇 번의 클릭만으로 전략적 지표에서 위치 내의 개별 프로젝트 세부 사항까지 쉽게 탐색할 수 있었습니다. 이 기능은 실시간 프로젝트 추적으로 효율성과 투명성 향상 거버넌스 수준 전반에 걸쳐.

Microsoft Power BI와 Easy Project의 긴밀한 통합

Integration of Easy Project with the analytical platform Microsoft Power BI allowed users not only to manage their projects collaboratively but also to track, in real-time, the progress of numerous key performance indicators and indicators for their programs. 

Microsoft Power BI와의 통합을 통해 자동화된 모드에서 프로젝트/프로그램 및 포트폴리오에 대한 대화형 보고를 구성할 수 있습니다. 또한 운영 의사 결정에 필요한 모든 정보가 포함된 프로그램 및 포트폴리오에 대한 대화형 온라인 대시보드를 생성할 수 있습니다. 

• 효율성, 위험 평가를 계산하고 이러한 지표에 영향을 미치는 특정 프로젝트를 식별하기 위한 내장된 알고리즘입니다. 
• 구성 요소(프로그램, 프로젝트, 지역, 산업 등)의 맥락에서 계획된 목표 지표 달성에 대한 다단계 계단식 시각화입니다. 
• KPI 성과를 기반으로 한 구조 단위의 순위입니다. 
• 지역별, 지구별 목표지표 달성 및 사업수행에 대한 지리정보 분석 
• 지표와 종속 프로젝트의 정확한 분해를 통해 수행자에게 개인 책임을 할당합니다. 
• 자동 데이터 업데이트로 프레젠테이션 및 업데이트를 수동으로 개발할 필요가 없습니다. 

구현 단계:

카자흐스탄 정부 내 Easy Project 배포는 국가 차원에서 원활한 통합과 효과적인 활용을 보장하기 위해 세심하게 계획되고 실행되었습니다. Easy Project 구현 중 하나에서 프로젝트와 프로그램을 관리하기 위한 파일럿 플랫폼을 배포하는 것으로 시작되었습니다. 카자흐스탄의 20개 지역. 그 후 파일럿 플랫폼에 대한 액세스가 관광, 보건, 교육부를 포함한 중앙 부문 부처로 확대되어 공동 프로젝트 관리가 가능해졌습니다. 

시간이 지남에 따라 파일럿 Easy Project 플랫폼은 향상된 비즈니스 분석을 위해 Microsoft Power BI와의 긴밀한 통합과 함께 모든 정부 기관을 위한 공유 인스턴스로 확장되었습니다. 시스템의 적절한 기능을 보장하고 사용자에게 지원을 제공하기 위해 포괄적인 3단계 기술 지원 시스템이 확립되었습니다. 

1. 분석 및 요구사항 명세

첫 번째 수준의 기술 지원에서는 전문가가 최종 사용자(정부 기관 직원 및 프로젝트 참여자)를 지원하여 플랫폼 사용과 관련된 운영 문제를 해결했습니다. 

2. 테스트 환경 구축

두 번째 수준의 기술 지원에는 시스템 구성, 다른 정보 시스템과의 통합, 첫 번째 및 세 번째 지원 라인과의 협력을 포함하여 방법론적 및 기능적 지원을 제공하는 전문가가 포함되었습니다. 

3. 프로덕션 환경 구축

세 번째 수준의 기술 지원은 시스템의 소스 코드 및 인프라 지원을 담당하는 전문가로 구성되어 서버 소프트웨어 구성 요소의 안정성, 네트워크 인프라 보안 및 시스템 모니터링을 보장합니다. 

이러한 다단계 기술 지원 시스템은 시스템의 중단 없는 운영에 기여했으며 Easy Project를 통해 사용자 만족도를 보장했습니다. 

또한 사용자 채택을 촉진하고 교육 리소스를 제공하기 위해 짧은 교육용 비디오와 긴 형식의 교육 콘텐츠를 갖춘 지식 베이스가 구축되었습니다.  

Easy Redmine의 구현은 다음을 가져왔습니다:

오늘 기준으로 세계 9위의 국가인 카자흐스탄의 모든 정부기관은 Easy Project를 중앙 집중식 프로젝트 관리 시스템으로 활용 전국에 걸쳐 프로젝트와 팀을 효과적이고 전략적으로 관리합니다. 이 놀라운 프로젝트 관리 성공은 눈에 띄지 않았습니다. 2023에서 I국제프로젝트관리협회(IPMA) 스페인에서 열린 글로벌 프로젝트 관리 전문가 포럼에서 카자흐스탄에 금상을 수여했습니다. 

Easy Project의 기능과 도구를 통해 중앙 정부 기관, 지방 행정 기관, 건설 회사, 기술 엔지니어, 감독 전문가 및 기타 많은 담당자와 같은 모든 책임 및 관련 당사자가 실시간으로 협업하는 전국적으로 체계적인 워크플로가 가능해졌습니다. 이제 각 구성원은 관료주의 없이 업무를 설정 및 모니터링하고, 보고서를 생성하며, 통합 정보 시스템 내에서 직접 발생하는 문제를 신속하게 해결할 수 있습니다. 

XNUMXD덴탈의 새로운 대화형 온라인 대시보드 이해관계자가 국가 수준 지표(정부 수준)에서 원활하게 탐색하여 3번 미만의 클릭만으로 특정 개체(학교)의 작업 및 문서 아카이브를 시각적으로 관찰하고 액세스할 수 있습니다. 

모든 KPI에 대한 실시간 모니터링이 계획/팩트 형식으로 가능합니다. 대화형 대시보드를 통한 온라인 보고 구현으로 기존의 종이 보고서, 참고자료, 프레젠테이션이 크게 줄었습니다.